Der tägliche Kampf gegen die Aktenberge

Der Lärm ist natürlich irritierend, aber das müssen wir hinnehmen", sagt Andima. Schließlich gelte es, Platz für Firmenakten zu schaffen, die in anderen Gebäuden zwischengelagert seien und nach Abschluss der Renovierung "wieder herbeigeschafft" werden müssten. "Das Nationalarchiv hat keinen Platz mehr für unsere Akten - deshalb mussten wir in leer stehende Regierungsbüros ausweichen und einen Teil der Dokumente dort deponieren", erläutert er.

Die Anzahl der Akten, in denen unter anderem die Namen der Besitzer, Teilhaber und Direktoren bereits eingetragener Gesellschaften und Close Corporations erfasst sind und die bis in das Jahr 1923 zurückdatieren, schätzt Andima auf "viele, viele tausend". Entsprechend groß sei die Aufgabe, den Inhalt dieser Unterlagen elektronisch zu erfassen, um Interessierten die Einsicht der Dokumente zu erleichtern.

"Unter den Akten befinden sich natürlich auch viele Karteileichen, also Firmen, die es gar nicht mehr gibt", erklärt Andima und ergänzt: "Wir können diese Unterlagen aber nicht einfach entsorgen, bevor wir nicht eine juristische Antwort auf die Frage haben, ob dies rechtlich möglich ist."

Angesichts der Aktenberge, die sich zum Teil lose, zum Teil in Kartons verstaut in den Korridoren seiner Behörde türmen, wirkt Andima mitunter resigniert und mutlos. Er will den Kampf gegen die wachsenden Papierstapel aber nicht aufgeben, obwohl dieser für den Beobachter schon verloren scheint.

"Wir erhalten täglich im Durchschnitt 100 Anträge auf die Registrierung von Close Corporations und 20 weitere auf die Anmeldung von Gesellschaften", teilt Andima mit und macht damit das Ausmaß seiner Aufgabe deutlich. Außerdem weist er darauf hin, dass zahlreiche weitere Bewerbungen bearbeitet werden müssten, bei denen Kunden eine Änderung des Firmennamens vornehmen, Direktoren austauschen, oder "sonst was an den Informationen über ihr Unternehmen aktualisieren bzw. korrigieren wollen".

Um sich und den Kunden diesen Vorgang zu erleichtern, will die Registratur eine elektronische Datenerfassung einführen. "Dann müssen die Antragsteller nicht mehr persönlich bzw. durch einen Bevollmächtigten bei uns vorstellig werden, sondern können im Internet das benötigte Formular aufrufen und die Einzelheiten des von ihnen geplanten Unternehmens direkt per E-Mail an uns schicken", kündigt Andima an und fügt hinzu: "Für uns hätte diese Neuerung den Vorteil, dass wir die bisher auf Formularen handschriftlich eingetragene Angaben dann in elektronischer Version vorliegen haben und nicht manuell in das geplante Computersystem einspeisen müssen."

Abgesehen davon, dass sich die Registrierung einer Firma dadurch "wesentlich beschleunigen wird", werde die geplante Digitalisierung auch seine Mitarbeiter entlasten, weil sie die von Kunden gewünschten Firmeninformationen nicht mehr mühsam in den Akten im Archiv nachlesen müssten. "Die Leute brauchen dann nur ihre ID-Karte, ihren Pass oder ihren Führerschein vorweisen und können gegen eine noch festzulegende Gebühr direkt bei uns im Büro am Computer auf die gewünschte Information zugreifen."

Wann dieser Traum in Erfüllung gehen wird, wagt Andima nicht vorherzusagen. "Wir haben derzeit sieben ausgebildete Kräfte, die seit Juni den ganzen Tag Details über neue oder bereits angemeldete Firmen in das Computersystem eingeben" erläutert er. In dem bisherigen Tempo werde es jedoch "sehr lange" dauern, bis die in Papierakten dokumentierten Firmeninformationen in das System eingespeist seien.

Zusätzliches Personal kann Andima zufolge aber momentan für diese Arbeit nicht rekrutiert werden. "Zum einen haben wir unser Budget für die Renovierungsarbeiten verplant und können deshalb keine weiteren Mitarbeiter bezahlen", sagt er und fügt stoisch hinzu: "Zum anderen haben wir momentan keinen Platz für zusätzliche Computer, um die Information in die elektronische Firmenkartei einzuspeisen, weil überall renoviert wird und Akten herumstehen."